Bạn đang ấp ủ ý tưởng mở một quán cà phê nhưng lại loay hoay không biết bắt đầu từ đâu? Bạn đang thắc mắc: “Mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền?” hay “Chi phí tối thiểu để khởi nghiệp là bao nhiêu?”. Đừng quá lo lắng! Bài viết này Milano Coffee sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích về các khoản chi phí mở quán cafe cần có để bạn tự tin thực hiện hóa ước mơ của mình.

Các chi phí mở quán cafe

Mở quán cà phê là một quyết định lớn đòi hỏi bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt tài chính. Dưới đây là những khoản chi phí vận hành quán cafe mà bạn có thể cân nhắc:

Chi phí thuê mặt bằng

Việc lựa chọn mặt bằng phù hợp là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quán cà phê. Giá thuê mặt bằng thường chiếm một tỷ lệ khá lớn trong tổng chi phí mở quán cafe. Tùy vào vị trí cũng như diện tích của mặt bằng mà mức giá sẽ giao động khác nhau. Nếu chọn mặt bằng ở những vị trí đắc địa, nằm ở trung tâm thành phố, ngã ba, ngã tư những con đường lớn,… sẽ giúp quán thu hút nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, đi kèm với đó là mức giá thuê cao hơn. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa vị trí, diện tích và khả năng tài chính để đưa ra quyết định hợp lý.

Chi phí đăng ký kinh doanh và một số thuế khác

Để quán cà phê hoạt động hợp pháp, bạn phải đăng ký kinh doanh và đóng các loại phí theo quy định của pháp luật. Theo đó, bạn có thể đến cơ quan chính quyền địa phương, phường xã nơi quán đang hoạt động để làm thủ tục xin cấp phép kinh doanh. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh bạn có thể phải nộp thêm một số loại thuế khác như thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT). Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật không chỉ giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có mà còn xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp uy tín, đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.

Chi phí xây dựng và thiết kế quán

Thiết kế quán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên phong cách và ấn tượng riêng cho thương hiệu cà phê của bạn. Một không gian đẹp, thoải mái sẽ thu hút khách hàng và khiến họ muốn quay lại. Tuy nhiên, chi phí setup quán cà phê cũng khá đa dạng, phụ thuộc vào quy mô quán, chất liệu nội thất và các dịch vụ đi kèm. Bạn có thể tự thiết kế hoặc thuê một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để tạo ra nét đặc trưng của thương hiệu.

Chi phí đầu tư cơ sở vật chất

Để có một không gian quán cà phê ấn tượng và thu hút khách hàng, bạn cần đầu tư vào cơ sở vật chất như bàn ghế, hệ thống ánh sáng, điện nước,… Điều này không chỉ giúp bạn tạo ra những sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp bạn cạnh tranh tốt hơn trên thị trường. Bên cạnh đó, một không gian được trang bị đầy đủ và hiện đại sẽ tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Chi phí mua nguyên vật liệu

Nguyên liệu được xem là “linh hồn” đồ uống, quyết định trực tiếp đến hương vị và chất lượng của sản phẩm. Việc lựa chọn những nguyên liệu chất lượng cao, nó không chỉ đảm bảo hương vị tuyệt vời cho khách hàng mà còn tạo ra được nét đặc trưng của thương hiệu. Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp uy tín, bạn sẽ đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, đáp ứng được các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm, từ đó nâng cao giá trị sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

Chi phí thuê nhân viên

Nhân viên chính là bộ mặt của quán cà phê. Họ là những người trực tiếp tương tác với khách hàng và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu. Vì vậy, chi phí thuê nhân sự, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp luôn là một khoản đầu tư quan trọng. Một môi trường làm việc chuyên nghiệp, cùng với chế độ lương thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo nên lợi thế cạnh tranh cho quán.

Chi phí marketing

Trong cuộc đua khốc liệt của thị trường cà phê, Marketing là vũ khí không thể thiếu để các nhà khởi nghiệp trẻ tạo dựng dấu ấn riêng và không bị đối thủ bỏ xa. Nhờ vào các hoạt động Marketing như quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội, khuyến mãi, hợp tác với influencer,… giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, với nguồn lực hạn chế, các startup cần có một kế hoạch Marketing rõ ràng và chỉ tập trung vào những chiến dịch then chốt. Điều này giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.

Chi phí duy trì trong 3 tháng đầu kinh doanh

Trong 03 tháng đầu kinh doanh cà phê thường là giai đoạn đầy thách thức. Do quán mới đi vào hoạt động, đang trong quá trình xây dựng thương hiệu và chưa có nhiều khách hàng quen nên doanh thu sẽ chưa ổn định. Điều này đồng nghĩa với việc các chi phí khó có thể được bù đắp ngay lập tức. Vì vậy, việc dự trù ngân sách ngay từ đầu là vô cùng quan trọng. Khoản tiền dự phòng này sẽ giúp quán duy trì hoạt động ổn định cũng như tạo điều kiện để bạn có thời gian nghiên cứu thị trường, cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Chi phí phát sinh

Bên cạnh các khoản chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước và nguyên vật liệu, việc kinh doanh quán cà phê còn có nhiều chi phí phát sinh không thể lường trước. Đó có thể là chi phí sửa chữa thiết bị, tăng giá nguyên vật liệu, chi phí marketing đột xuất hoặc các vấn đề pháp lý. Để đảm bảo quán hoạt động ổn định, bạn cần dự trù một quỹ dự phòng. Khoản tiền này sẽ giúp bạn đối phó với những tình huống bất ngờ, từ đó giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quán luôn hoạt động ổn định.

Chi phí mở quán theo từng mô hình

Khi quyết định mở một quán cafe, việc lập kế hoạch các khoản đầu tư là một yếu tố quan trọng giúp bạn chuẩn bị ngân sách một cách hiệu quả. Tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh, chi phí mở quán cafe sẽ khác nhau. Hiện nay có 2 loại mô hình phổ biến: Cafe bình dân và cafe take away.

Chi phí đầu tư quán cafe bình dân

Mở quán cafe bình dân là một lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn khởi nghiệp với số vốn vừa phải. Chi phí mở quán cafe bình dân trung bình sẽ rơi vào khoảng từ 50 – 80 triệu đồng, tùy thuộc vào quy mô đầu tư cũng như tình hình tài chính của bạn. Để tiết kiệm chi phí đầu tư quán cafe, bạn có thể lựa chọn mặt bằng ở những khu vực dân cư, trường học hoặc văn phòng nhỏ. Việc thiết kế quán cũng không cần quá cầu kỳ, chỉ cần tạo một không gian ấm cúng, thoải mái là đủ. Về thiết bị pha chế, bạn có thể lựa chọn những dòng sản phẩm giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Bằng cách tối ưu hóa các chi phí này, bạn hoàn toàn có thể mở một quán cafe bình dân và thu hút khách hàng với những thức uống thơm ngon, giá cả phải chăng.

Chi phí đầu tư quán cafe take away

Quán cafe take-away đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự tiện lợi và nhanh chóng. Với chi phí mở quán cafe ban đầu thấp khoảng 25 – 35 triệu đồng, bạn có thể tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ để tạo nên sự khác biệt. Việc lựa chọn các vị trí có lưu lượng giao thông cao như ngã ba, ngã tư hay dọc trên các con đường lớn, khu vực gần văn phòng, khu công nghiệp, trường học,… sẽ giúp bạn tiếp cận dễ dàng với khách hàng. Bên cạnh đó, việc đầu tư vào thiết kế bao bì ấn tượng và sáng tạo cho xe đẩy cà phê của bạn sẽ giúp trở nên nổi bật và thu hút.

Cách dự toán chi phí mở quán cafe

Việc lên kế hoạch và dự toán chi phí một cách chi tiết là yếu tố không thể thiếu khi bắt đầu kinh doanh quán cafe. Một bản dự toán chính xác sẽ giúp bạn xác định rõ số vốn cần thiết, phân bổ ngân sách hợp lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh. Dưới đây là các bước cụ thể giúp bạn dự toán chi phí mở quán cafe một cách chi tiết và hiệu quả:

Thiết lập danh sách những khoản chi

Trước khi bắt đầu, bạn cần lập danh sách chi tiết các khoản chi phí mở quán cafe. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng kiểm soát chi phí. Các khoản chi bao gồm:

• Thuê mặt bằng: Đây là khoản chi phí cố định hàng tháng, tùy thuộc vào vị trí, diện tích và thời gian thuê mà giá thuê có thể khác nhau.
  Trang trí và thiết kế nội thất: Bao gồm chi phí sơn sửa, mua sắm bàn ghế, đèn trang trí và các vật dụng khác.
• Thiết bị pha chế: Mua sắm máy pha cà phê, máy xay cà phê, tủ lạnh và các dụng cụ pha chế khác.
• Nguyên liệu: Mua nguyên liệu như cà phê, sữa, đường và các nguyên liệu pha chế khác.
• Nhân viên: Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
• Quảng cáo và tiếp thị: Chi phí cho các hoạt động quảng cáo và tiếp thị để thu hút khách hàng.

Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một bước đi cần thiết cho bất kỳ ai muốn kinh doanh quán cafe. Bằng việc hiểu rõ đối thủ cạnh tranh, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và cập nhật những xu hướng mới nhất, bạn sẽ đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, tối ưu hóa lợi nhuận. Các bước nghiên cứu thị trường bao gồm:
– Phân tích đối thủ cạnh tranh: Đừng chỉ dừng lại ở việc liệt kê các quán cafe xung quanh mà hãy đi sâu vào tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu, sản phẩm, dịch vụ, giá cả và chiến lược Marketing – của từng đối thủ. Điều này giúp bạn xác định vị thế của quán mình, tìm ra những khoảng trống trên thị trường và xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.
– Khảo sát nhu cầu khách hàng: Ai sẽ là khách hàng của bạn? Họ thích uống cà phê như thế nào? Họ quan tâm đến không gian quán ra sao? Hãy sử dụng các phương pháp khảo sát như phỏng vấn, làm bảng câu hỏi để thu thập thông tin trực tiếp từ khách hàng. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo các báo cáo thị trường và xu hướng tiêu dùng các tài liệu này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin mới nhất và dự đoán được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.
– Xác định xu hướng kinh doanh: Trong một thị trường cà phê cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc nắm bắt và xác định những xu hướng mới là yếu tố quyết định sự thành bại của một quán cafe. Từ những thay đổi trong khẩu vị của khách hàng, những phong cách thiết kế quán đang được ưa chuộng, cho đến những công nghệ mới ứng dụng trong kinh doanh, việc cập nhật liên tục những xu hướng này sẽ giúp quán của bạn tạo ra những trải nghiệm mới lạ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Tính toán và cân đối chi phí

Sau khi đã lập danh sách và nghiên cứu thị trường, bạn cần tính toán tổng chi phí mở quán cafe và cân đối với nguồn vốn hiện có. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng thiếu hụt vốn trong quá trình kinh doanh. Các bước tính toán bao gồm:

• Tổng hợp chi phí: Thống kê tất cả các khoản chi phí mở quán cà phê.
• Đối chiếu với nguồn vốn: So sánh tổng chi phí mở quán cafe với số vốn hiện có để xác định mức độ khả thi của dự án.
• Điều chỉnh chi phí: Điều chỉnh các khoản chi phí vận hành quán cafe sao cho phù hợp với nguồn vốn, ưu tiên những khoản chi cần thiết và cắt giảm những khoản không quan trọng.

Lập bảng kế hoạch chi phí

Lập bảng kế hoạch chi phí mở 1 quán cà phê chi tiết giúp bạn dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết. Đây là công cụ quan trọng giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả. Các bước lập bảng kế hoạch bao gồm:

• Chia nhỏ các khoản chi phí: Phân loại chi phí theo từng mục như thuê mặt bằng, trang trí, thiết bị, nguyên liệu, nhân viên, quảng cáo.
• Dự tính thời gian thanh toán: Xác định thời gian cụ thể cho từng khoản chi phí.
• Theo dõi và điều chỉnh: Thường xuyên theo dõi bảng kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo chi phí luôn trong tầm kiểm soát.

Mẫu kế hoạch chi phí mở quán cafe

Một kế hoạch chi phí mở quán cafe chi tiết là kim chỉ nam giúp bạn khởi nghiệp kinh doanh quán cafe thành công. Bản kế hoạch này không chỉ giúp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn giúp bạn tránh được những rủi ro có thể xảy ra. Để giúp bạn hình dung rõ hơn về các khoản chi phí mở 1 quán cà phê, Milano Coffee xin giới thiệu một mẫu kế hoạch chi tiết dưới đây. Bạn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với thực tế kinh doanh của mình.

Bí quyết tối ưu chi phí mở quán cafe

Để thành công với việc kinh doanh, việc tối ưu hóa chi phí mở quán cafe là một yếu tố vô cùng quan trọng. Một số giải pháp hiệu quả có thể kể đến như: Lựa chọn mặt bằng có diện tích vừa phải, tận dụng tối đa không gian để tiết kiệm chi phí thuê; tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên liệu có mức giá hợp lý; tự tay thiết kế nội thất quán hoặc tận dụng các vật liệu tái chế để tiết kiệm chi phí set up quán cà phê; xây dựng các chương trình Marketing hợp lý và thông minh.

Trên đây là một số chi phí mở quán cafe cần chuẩn bị trước khi có ý định kinh doanh. Với một bản kế hoạch tài chính chi tiết và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hoàn toàn có thể biến ước mơ mở quán cafe thành hiện thực. Thành công trong kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng hay đam mê mà còn cần có sự tính toán và quản lý tài chính hiệu quả. Chúc bạn đạt được những thành công trên con đường kinh doanh của mình.