Quản lý và vận hành quán cà phê chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với các chủ kinh doanh, nhất là những ai chưa có nhiều kinh nghiệm. Trong quá trình vận hành, nếu quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát, tạo ra lỗ hổng trong kinh doanh làm ảnh hưởng đến hình ảnh cửa hàng thậm chí là gây tổn thất tài chính.

Vậy những vấn đề cần kiểm soát trong hệ thống quản lý kinh doanh quán cà phê là gì? Sau đây các chủ kinh doanh hãy cùng MILANO COFFEE tìm hiểu thông qua bài viết này.

1. Quản lý giờ công của nhân viên

Là một ngành kinh doanh dịch vụ, nhân viên được coi như là bộ mặt của quán, đại diện phục vụ khách hàng. Để tối ưu quản lý thời gian làm việc cũng như đảm bảo việc chi trả lương cho nhân viên được chuẩn xác, các chủ quán có thể lựa chọn những giải pháp chấm công phổ biến như:

• Máy chấm công bằng vân tay: Hằng ngày việc vào – ra ca nhân viên xác nhận ngày công bằng dấu vân tay. Hình thức này đem lại độ chính xác cao, minh bạch và việc tính lương cũng trở nên đơn giản và nhanh gọn hơn.

• Chấm công trên bảng giấy: Ở trên bảng giấy sẽ được chia các cột thời gian vào – ra và chữ ký của nhân viên. Hình thức này ít đầu tư hơn máy chấm công, xong quá trình tổng hợp thông tin, chấm công,… mất nhiều thời gian và công sức hơn.

2. Đồng bộ hương vị thức uống

Kinh doanh cà phê là một trong những thị trường hấp dẫn do đó sự cạnh tranh cũng đầy khốc liệt. Khách hàng có vô vàn lựa chọn song chất lượng cà phê và hương vị phù hợp sẽ là điều thu hút họ đến quán.

Các chủ quán cần kiểm soát và duy trì chất lượng từ công thức pha chế đến hương vị thức uống để giữ chân khách hàng cũ cũng như thu hút thêm khách hàng mới:

• Tùy thuộc vào mỗi cửa hàng, các chủ quán sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng pha chế từng nhóm nước theo tuần/tháng/quý để phát hiện ra các lỗi trong quá trình pha chế cũng như đánh giá lại chất lượng và thay đổi, điều chỉnh phù hợp với khẩu vị khách hàng của mình.

• Tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng qua việc lấy ý kiến từ các khách hàng hoặc các công cụ như mạng xã hội.

3. Kiểm soát nguyên vật liệu

Đây là việc làm hoàn toàn cần thiết để tránh thất thoát nguyên vật liệu ảnh hưởng đến doanh thu cũng như đảm bảo được nguồn cung cấp trong vận hành cửa hàng.

Vì vậy, các chủ quán nên:

• Thực hiện kiểm kê hằng ngày để biết mức tiêu thụ của quán nhất là đối với các nguyên liệu có chi phí cao hoặc tần suất sử dụng nhiều. Từ đó kiểm soát và nhập kho kịp thời với những sản phẩm hư hao, quá hạn hoặc gần hết hạn sử dụng.

• Giảm số lượng nhập vào cho những nguyên liệu thường xuyên bị dư thừa, mau hư hỏng.

• Thường xuyên kiểm tra kho ít nhất 1 tuần/lần.

• Lưu tâm đến tác phong sạch sẽ, ngăn nắp và duy trì tinh thần trung thực của đội ngũ nhân viên của quán.

4. Kiểm soát khâu bảo quản nguyên vật liệu

Bảo quản nguyên vật liệu là khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý cửa hàng để tránh thất thoát, hư hỏng và lãng phí.

•  Có kho hoặc khu vực bảo quản và dự trữ hàng hóa.

• Khi nhận hàng, các chủ quán cần kiểm tra số lượng, đối chiếu trong phiếu giao hàng, kiểm tra cẩn thận hàng hóa có bị hư hỏng hay gặp vấn đề gì không. Bên cạnh đó, các chủ quán cũng nên lựa chọn sử dụng nguồn nguyên liệu uy tín, an toàn và có nguồn gốc rõ ràng.

• Bảo quản nguyên vật liệu ở những nơi khô thoáng và thường xuyên vệ sinh sạch sẽ khu vực chế biến và bảo quản nguyên liệu.

5. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào

Sự biến động của thị trường là điều khó tránh khỏi. Các chủ quán nên kiểm soát chi phí hàng tháng, cân đối nguyên vật liệu với sức kinh doanh trong từng thời điểm để chủ động và có những phương án giải quyết phù hợp.

Bên cạnh đó, các chủ đầu tư có thể cân nhắc đến việc nhượng quyền thương hiệu. Bởi lẽ việc nhượng quyền thương hiệu giúp các chủ quán đảm bảo nguồn nguyên vật liệu chất lượng với giá thành ổn định. Ngoài ra người nhận nhượng quyền còn được hưởng mức ưu đãi, hỗ trợ khi mua các sản phẩm, nguyên liệu từ bên nhượng quyền. Điều này giúp cho người nhận nhượng quyền giảm bớt lo lắng, hoặc tốn nhiều thời gian, công sức cho việc tìm kiếm dòng sản phẩm tốt, uy tín và chất lượng để kinh doanh hay giá cả không ổn định.

Trên đây là phần một nằm trong nội dung “10 vấn đề cần kiểm soát trong hệ thống quản lý kinh doanh quán cà phê” mà MILANO COFFEE muốn chia sẻ. Hy vọng rằng với những thông tin này sẽ giúp các chủ quán có thêm thông tin bổ ích trong quản lý, vận hành cửa hàng và đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn trong thời gian tới.

Nếu cần được hỗ trợ Quý Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với MILANO COFFEE để được tư vấn thêm các mô hình kinh doanh tối ưu và phù hợp nhất.

Hotline tư vấn: 1900 63 68 73